privatlivspolitik for ØFUG

14.08.2018

ØFUG’s dataansvar

‍Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kortfortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål.

‍

‍Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

‍ØFUG er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Dataansvarlig: ØFUG’s Bestyrelse
Adresse: Persievej 1, Ørting, 8300 Odder
CVR: 29643806
Mail: kontakt@oefug.dk
Website: www.oefug.dk

‍

Behandling af personoplysninger‍

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
   - Almindelige personoplysninger:
   Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
   ‍
2. Oplysninger om ledere og trænere:
   - Almindelige personoplysninger:
   Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
   
   - Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
   Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

‍

Her indsamler vi oplysninger fra

‍Vi får oplysningerne fra dig.

‍

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Administration af din relation til os

2. Formål med behandling af oplysninger på ledere, trænere og spillere:

• Håndtering af trænernes/ledernes/spillerens hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

‍

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet.• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet ellersituation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DGI, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet/kurser. Da foreningen er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra DGI.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindeligemedlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.

‍

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

‍

Videregivelse af dine personoplysninger

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til DGI. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

‍

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder eller træner.

Medelemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindeligemedlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindeligemedlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og ledere, så længe de har historisk værdi. Og bilag vedrørende kontingenter og udbetaling af godtgørelse mm. opbevares i 5 år iht. Bogføringsloven.

‍

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandlerpersonoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

‍

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.